INTERNATIONAL VETERINARY HOSPITAL KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

YASAL UYARI 

Bu Politika metninde yer alan tüm içeriklerin, bireysel- akademik kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayımlanması ve dağıtılması yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Ürünün tüm hakları saklıdır.

• GİRİŞ 

1.1 Amaç

İş bu politika Sevgi Özel Veterinerlik Danışmanlık Denetim Eğitim Belgelendirme İlaç Hizmetleri Gıda İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’nin gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK olarak anılacaktır) ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kararlarına uygun olarak hazırlanmıştır.

Şirket; şirket çalışanlarının, çalışan adaylarının, tedarikçilerin, stajyerlerin, ziyaretçilerin, hizmet sağlayıcıların ve diğer üçüncü kişilerin kişisel verilerinin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını, kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin haklarının etkin bir şekilde korunmasını sağlama amacıyla hareket etmektedir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak bir şekilde gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam

Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, tedarikçiler, ziyaretçiler, hizmet sağlayıcıları başta olmak üzere diğer üçüncü kişilere ait olup şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlenmesi ve kaydedilmesine yönelik faaliyetlerde iş bu politika uygulanır.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

• SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Şirketin tüm birim ve çalışanları, iş bu politika ve KVK uyum süreci kapsamında alınmakta olan idari ve teknik tedbirlerin gereği gibi uygulanmasında sorumlu birimlere destek vermekle yükümlüdür. Bu kapsamda; şirket çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması, izlenmesi, denetimi; kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin ve işlenmesinin önlenmesi; kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere destek verir. Şirket’in bünyesinde istihdam edilmesi imkânı olmayan hâllerde, Şirket, hizmet sağlayıcılar aracılığıyla söz konusu destekleri verir.

• KAYIT ORTAMLARI 

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Arşiv, Fiziki Kayıt, Manuel Kayıt

• SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler, Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir:

4.1 SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

“Kişisel verilerin işlenmesi” kavramı KVKK m. 3/e’de tanımlanmıştır. KVKK m. 4’t ise kişisel verilerin ancak kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebileceğini ve kişisel verilerin işlenmesinde uyulması gereken genel ilkeleri düzenlemektedir. Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları ise Kanunun 5 ve 6. maddelerinde sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır. Saklama sürelerine ilişkin bilgileri, Veri Sorumlusuna başvuru yoluyla talep edebileceğiniz gibi VERBİS sistemi üzerinden de görüntüleyebilirsiniz.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• T.C. Anayasası
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Kurumsal iletişimi sağlamak.
• Şirket güvenliğini sağlamak,
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• Şirket ile iş ve hizmet ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Yasal raporlamalar yapmak.
• Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek.
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

4.2 İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER 

• Kişisel veriler;
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi, Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Veri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler

• Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirket bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
• Şirketin bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal(sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Şirket internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.
• Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

5.2 İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişi bazlı ve birim bazlı kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

• KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

Şirket tarafından işlenmekte olan kişisel veriler; işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili mevzuatta öngörülen saklama süresinin sonunda, ilgili kişinin başvurusu üzerine veya Şirket tarafından re’sen imha edilir. İmha işlemi yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun bir şekilde aşağıda belirtilen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi yollarından birinde açıklanan tekniklerle imha edilmektedir.

6.1 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ 

6.2 KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ 

6.3 KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HÂLE GETİRİLMESİ 

Kişisel verilerin anonim hâle getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi  hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle  getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hâle getirilmesi, kişisel verilerin veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi veya başka verilerle eşleştirilmesi yöntemleri de dahil olmak üzere, kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanımı ile kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemez hâle getirilmesinin sağlanması ile mümkündür.  Bu suretle Şirket, kişi ile ilişkilendirilebilmesi mümkün bir veya birkaç bilgi ile gerçek kişiye ve onun diğer kişisel verilerine ulaşılmasını engeller.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hâle getirilmesi gerekir. Bu nedenle, uygulamada kişisel verilerin anonimleştirilmesi amacıyla kullanılan “karartma”, “kimliksizleştirme”, “kişiyle bağlantı kurulmasını kesme ve engelleme” yöntemleri aracılığıyla veri setleri “geri dönüştürülemez” hâle getirilmektedir. Verilerin anonimleştirilmesiyle birlikte Şirket, bir veya birkaç bilgi ile gerçek kişinin verilerine ulaşılmasını engeller.

• SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

Şirket tarafından, Şirketin faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel veriler (kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri) ile ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Şirket’e ait Kişisel Veri İşleme Envanterinde,
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
• Söz konusu saklama süreleri üzerinde, ihtiyaç hâlinde Şirket tarafından güncellemeler yapılır.
• Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Şirket ve kanuna uygun bir şekilde verilerin imhası konusunda temsil yetkisi verilen, gizlilik sözleşmesi imzalatılan şirket çalışanı veya bir temsilcisi tarafından yerine getirilir.

• SAKLAMA SÜRELERİ

• PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıt olduğu yıl Aralık ayında, takip eden her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirir.

• POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 

Herkes, Kanun’un öngördüğü sınırlar çerçevesinde, kişisel verilerinin ne şekilde işlendiğine, saklandığına, güvenlik önlemlerine ve imha politikalarına ilişkin bilgi edinme hakkına sahiptir. Bu nedenle Şirketimizden hizmet alan tüm kişi ve kişi grupları, Şirketimizin “Veri İşleme Politikası” ve “Veri Saklama ve İmha Politikası’na ulaşabilir. Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Şirket’in Arşiv Belgelendirme Sisteminde kayıt altında tutulur.

• POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU 

Politika, veri güvenliğinin sağlanması ve Veri Koruma Kurulu’nun kararları doğrultusunda düzenli aralıklarla gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

• POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

İş bu politika, Şirket’in internet sitesinde yayınlanmakla yürürlüğe girer. Şirketin politika hakkında değiştirme, güncelleme ya da yürürlükten kaldırma gibi hususlarda karar alması durumunda; Politika’nın ıslak imzalı eski nüshalarına Şirket tarafından “iptal” kaşesi vurularak veya el yazısı ile “iptal” yazılarak imzalanır.

Veri sorumlusuna yapılan başvuru, Veri Koruma Kurulu’nun denetimi, talebi veya soruşturması hâllerinde Kurula sunulmak üzere en az 5 (beş) yıl süre ile Şirket Arşiv Belgelendirme Sisteminde kayıt altında tutulur.